1. Titolare del trattamento e ruoli
Il titolare del trattamento dei dati inseriti e gestiti nel portale è il soggetto che determina finalità e mezzi del trattamento nell’ambito del rapporto con gli interessati. Per questa installazione, il riferimento organizzativo visualizzato nel portale è Agesoft S.p.A.; fanno in ogni caso fede il contratto, l’informativa consegnata agli interessati e gli eventuali atti di nomina applicabili.
Agesoft S.p.A. può operare quale fornitore tecnologico e, quando nominata, quale responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR per le attività di assistenza, manutenzione e gestione tecnica del servizio. Per i trattamenti svolti autonomamente da Agesoft, si applica l’informativa privacy ufficiale Agesoft.
Importante. Se il portale viene utilizzato per conto di un’altra società, il titolare e i contatti privacy da comunicare agli interessati devono essere quelli definiti da tale società e dal contratto di servizio.
2. Categorie di dati trattati
Il portale può trattare, nei limiti delle funzioni abilitate:
- dati identificativi e professionali dell’utente, quali nome, cognome, indirizzo email, recapiti, ruolo e profilo di autorizzazione;
- credenziali di accesso in forma protetta e informazioni necessarie alla gestione della sessione;
- dati di utilizzo e sicurezza, quali data e ora di accesso, indirizzo IP, operazioni eseguite, pagina richiesta e registrazioni tecniche di errore;
- dati e documenti inseriti dagli utenti nell’esercizio delle funzioni applicative.
Gli utenti devono inserire nel portale esclusivamente dati pertinenti e necessari alla funzione utilizzata. L’eventuale trattamento di categorie particolari di dati o di dati relativi a condanne penali richiede una specifica valutazione e una base giuridica adeguata da parte del titolare.
3. Finalità e basi giuridiche
- Erogazione del servizio e gestione dell’account: autenticazione, autorizzazioni, configurazione e assistenza; base giuridica: esecuzione del contratto o di misure precontrattuali (art. 6, par. 1, lett. b GDPR).
- Sicurezza e continuità operativa: prevenzione di accessi non autorizzati, monitoraggio, log tecnici e gestione di anomalie; base giuridica: legittimo interesse alla sicurezza dei sistemi e alla tutela del servizio (art. 6, par. 1, lett. f GDPR), ferma restando la valutazione di bilanciamento del titolare.
- Adempimenti normativi e tutela dei diritti: obblighi contabili, fiscali, amministrativi o richieste dell’autorità; base giuridica: obbligo legale (art. 6, par. 1, lett. c GDPR) e, ove necessario, accertamento o difesa di un diritto.
- Funzioni facoltative: eventuali trattamenti non necessari al servizio sono attivati soltanto quando ricorre una distinta e idonea base giuridica, incluso il consenso quando richiesto.
4. Destinatari, autorizzati e trasferimenti
Possono accedere ai dati, nei limiti delle rispettive mansioni e autorizzazioni, il personale del titolare e gli utenti abilitati. I dati possono essere trattati da fornitori di infrastruttura, assistenza, manutenzione, sicurezza o servizi amministrativi, nominati responsabili del trattamento quando necessario.
Non è prevista la diffusione dei dati. Eventuali trasferimenti verso Paesi fuori dallo Spazio Economico Europeo sono effettuati solo se previsti dal contratto o dal servizio scelto dal titolare e con le garanzie richieste dal GDPR, quali decisioni di adeguatezza o clausole contrattuali standard.
5. Tempi di conservazione e sicurezza
I dati sono conservati per il tempo necessario alle finalità indicate, alla durata del rapporto contrattuale e agli eventuali obblighi di legge. I log di sicurezza sono conservati per un periodo proporzionato alla prevenzione e all’analisi degli incidenti. I tempi puntuali di conservazione devono essere definiti dal titolare nella propria policy o documentazione di trattamento.
Il portale adotta misure tecniche e organizzative ragionevoli e adeguate al rischio, incluse autenticazione, controllo degli accessi, profilazione delle autorizzazioni e registrazione degli eventi di sicurezza. Nessuna misura elimina integralmente il rischio: gli utenti devono mantenere riservate le credenziali e segnalare tempestivamente usi non autorizzati.
6. Diritti dell’interessato e contatti
L’interessato può, nei casi previsti dagli articoli 15–22 GDPR, chiedere accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità e opposizione. Può inoltre proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.
Questa informativa può essere aggiornata quando cambiano il servizio, le categorie di dati trattate o la normativa applicabile. La versione aggiornata sarà pubblicata in questa pagina.